Hoe leg ik de juiste prioriteiten in mijn zaak?
Recent organiseerden we aan de KU Leuven een inspirerende reeks gastcolleges rond het topic ‘Strategie & Ondernemerschap’. Hier werd duidelijk dat de overgrote meerderheid van de ondernemingen er niet in slaagt om hun strategie uit te voeren. Slechts 10 tot 15% van de ondernemingen zou hier volgens internationaal onderzoek wel juist mee omgaan. Elk van de presenterende bedrijven gaf die avond een inkijk in hun inspirerende aanpak en tools, waarmee zij er wél in slaagden om hun strategie op gepaste wijze krachtig uit te voeren.
De essentie van strategie-uitvoering is DOEN
Oftewel: actie! Hoewel dit uitermate logisch klinkt, is dit in de praktijk lang niet evident. Bedrijven die trachten hun strategie te realiseren maar hier niet in slagen, worden vaak met één van volgende problemen geconfronteerd:
- Er wordt niet geschakeld, en dus blijft de strategie doelloos in de schuif liggen;
- Er wordt wel geschakeld, maar op de verkeerde manier.
Bij het eerste probleem kunnen meerdere oorzaken aan de basis liggen. Ofwel is de ontwikkelde strategie niet duidelijk, of men gelooft er niet ten volle in. Je kan het zien zoals een batterij die je tracht op te laden, maar waarbij het nog niet duidelijk is waarvoor je die gaat gebruiken. Een goed ontwikkelde strategie zou je in principe de nodige energie en drive moeten geven om er met je ganse team ten volle voor te gaan. Blijft dit afwezig? Dan is het ook logisch dat er geen actie wordt ondernomen.
Het tweede probleem komt in de praktijk nog frequenter voor: het bedrijf en haar mensen bewegen wel, maar zetten verkeerde stappen, vaak in de verkeerde volgorde. De juiste dingen doen en hierbij de juiste prioriteiten te stellen is van groot belang, maar is evidenter in theorie dan in praktijk. Toch kan men zich hierin laten ondersteunen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van het handige model hieronder (figuur 1).
Beoordeel elk project individueel op impact vs. inspanning
De basis van dit model wordt gevormd door twee assen, namelijk inspanning (horizontaal) en impact (verticaal). Door deze 2 factoren tegenover elkaar te plaatsen, kan je vier zones onderscheiden:
- Het laaghangend fruit;
- Zeer wenselijk;
- Potentieel wenselijk;
- Minst wenselijk.
Door elk project individueel te beoordelen, enerzijds op de impact die je er mee kan creëren in het realiseren van je strategie, en anderzijds op de inspanning die daarvoor dient geleverd te worden, kan je in een oogopslag vaststellen of dit project jullie volle aandacht verdient of eerder een lagere prioriteit dient te krijgen. Door vervolgens de verschillende projecten of activiteiten in dit model een plaats te geven, krijg je een gestructureerd overzicht van wat er eerst dient gedaan te worden, en wat niet.
Figuur 1: de Action Priority Matrix
Met enkel de quick wins kom je er niet
De quick-win projecten uit zone 1 zijn de meest evidente om uit te voeren gezien de lage inspanning die moet geleverd worden en de grote impact die ermee kan gecreëerd worden. Maar alleen daarmee kom je er niet. De zeer wenselijke projecten uit zone 2 vragen al iets meer moeite, maar het effect dat zij creëren is behoorlijk groot, wat deze projecten dan het interessantst maakt.
Fail fast and cheap?
De potentieel wenselijke projecten uit zone 3 wordt al minder evident, gezien de impact middelmatig tot groot kan zijn, maar de inspanningen wel aanzienlijk toenemen. Hier zal dan ook goed overwogen moeten worden of deze projecten wel moeten uitgevoerd worden. Een mogelijke oplossing kan erin bestaan om de inspanning rond dergelijk soort projecten te reduceren door in kleinere stappen het project te doorlopen, en tezelfdertijd goed de tussentijdse impact op het realiseren van de strategie in te schatten. ‘Fail fast and cheap’ kan dan soms een betere piste zijn dan halsstarrig te blijven vasthouden aan projecten waarbij ‘het sop de kolen niet waard is’.
Projecten uit de laatste, minst wenselijke zone kunnen best helemaal vermeden worden. De geringe impact rechtvaardigt geen enkele inspanning of middelen.
Laat jouw bedrijf aan de gepaste snelheid in de juiste richting bewegen
Dit model maakt op een gestructureerde manier duidelijk waar een organisatie en haar mensen hun schaarse tijd en middelen aan dienen te besteden. Aan ideeën rond mogelijke projecten is er meestal geen gebrek, maar wel vaak aan heldere inzichten rond welke de beste keuzes zijn en volgens welke prioriteit om jouw bedrijf in de juiste richting en met de gepaste snelheid te laten bewegen.
En dat is ook waar we bij STRAIO voor staan: onze klanten op gepaste wijze eenvoud helpen aanbrengen in al de complexiteit en hen van daaruit krachtdadig keuzes helpen maken rond de toekomstige ontwikkeling van hun zaak.